Стандартизация бизнес процессов компании — назначение и применение
Содержание материала
Стандарт — это эталон, образец выполнения операции, которая служит для производства товара, услуги или имеет иную конечную деятельность.
Объектами стандартизации могут быть разные продукты, услуги, товары, процессы, документы с которыми сталкивается ваша компания каждый день.
Стандартизация процессов является базовым инструментом для четкой и отлаженной работы вашего предприятия, отдела или офиса.
Стандартизация является отправной точкой, начальным условием для реализации мероприятий по совершенствованию деятельности, предполагающих регулярное изменение стандартов в целях повышения эффективности работы и качества продуктов и услуг.
Что даст применение стандартов в вашей компании?
- Повышение надежности (воспроизводимости результата) за счет единообразия осуществления действий / операций.
- Упрощение процесса адаптации сотрудников на новом рабочем месте.
- Формирование основы для дальнейших улучшений.
- Снижение операционных рисков.
Что может быть объектом стандартизации ?
К объектам стандартизации обычно относят:
1. Рабочее время.
2. Рабочие мероприятия:
- совещания;
- график мероприятий на ближайшие 6 месяцев;
- документы;
- процессы.
Стандартизация делает работу руководителя «прозрачной» (т.е. понятно, кто за что отвечает) и «управляемой» (дает гарантии выполнения стратегических целей и задач).
Стандарты — это наилучший способ обеспечить качество и самый рентабельный способ выполнения работы.
Стандарты руководителя необходимы для:
- повышения эффективности и результативности;
- стратегического планирования кадровых ресурсов;
- повышения доверия и профессионализма в управленческой команде.
Пример эффективного использования стандартизации
Предположим у Вас в подчинении находятся два сотрудника, которым необходимо выполнить один и тот же отчет, но с разными реквизитами.
- При составлении отчета первым сотрудником было затрачено 15 минут и в отчете отсутствовали ошибки.
- При составлении отчета вторым сотрудником было допущено 2 ошибки, а время на создание отчета было затрачено 47 минут.
Таким образом, возникает вопрос: Почему второй сотрудник затрачивает на 75% больше времени?
Ответ прост — нет единого подхода к составлению отчетности. Использование СОПов (Стандартных операционных процедур) значительно улучшит время и вариативность процесса, а кроме этого позволит сократить количество ошибок, которые вызывают брак, на который затрачивается дополнительное время.
Каким образом стандартизировать процессы компании?
СОП шаг за шагом описывает наиболее эффективный способ выполнения задачи или процесса.
Весь персонал, выполняющий задачу или процесс, обучается по СОПу и соответствующим образом выполняет процесс .
Чего ожидать от внедрения СОПов?
- Использование при обучении новых сотрудников, чтобы они могли сразу работать наиболее эффективным способом.
- Коллективная работа наиболее эффективным способом и без потерь.
- Улучшение отчетности за счет стандартизации методов работы.
- Люди будут стараться улучшить применяемый метод и могут найти дальнейшие улучшения.
Требования к оформлению стандартов
- Стандарт должен быть лаконичный.
- Стандарт должен быть доступен всем и написан понятным языком.
- Подкрепляйте стандарт визуальным указанием на инструмент или рабочее место.
Какие процессы компании необходимо стандартизировать в первую очередь?
Для операций/процессов, которые:
- очень редко происходят;
- знают как выполнять только один/два сотрудника;
- очень часто происходят.
Памятки могут быть:
- для внутренних клиентов (для получения справок, для оформления командировочных, для получения необходимой информации и др.);
- для сотрудников подразделения (как выполнять конкретную операцию)
Подход к написанию и совершенствованию стандартов
Разработку стандартов необходимо доверять ответственным сотрудникам, которые непосредственно занимаются данными процессами. Только тогда можно будет добиться эффективного внедрения инструментов бережливого производства на ваше предприятие/компанию. Если сотрудник причастен к формированию стандарта он пропускает его через себя и у него возникает чувство собственности применяемое к данному стандарту, а отсюда он будет и совершенствовать данный СОП и бороться за его обновление.
Видео — стандартизация и оптимизация бизнес процессов